Il Programma SAP per Aziende

Novembre 26, 2020 |

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L’importanza di SAP per le aziende

Una delle esigenze più sentite dagli imprenditori è quella di avere il pieno controllo di ogni aspetto aziendale e di poter accedere ai dati dei diversi reparti (vendite, marketing, distribuzione, acquisti, ecc.) in qualsiasi momento. Non è facile trovare soluzioni sul mercato che permettano di soddisfare questa particolare esigenza attraverso un unico gestionale. È proprio per questo che nasce il programma SAP, uno strumento fondamentale per chi desidera monitorare costantemente i flussi in entrata, quelli in uscita e ogni altra attività interna ed esterna all’impresa.

Cos’è e come nasce il programma SAP?

L’acronimo SAP, nato in Germania, indica in inglese “Systems, Applications and Products in data processing”: come si intuisce dallo stesso, si tratta di un sistema informativo nato per rendere più efficiente l’azienda attraverso la gestione efficace dei dati. Tra le caratteristiche principali del software, si può delineare:

la presenza di un sistema centrale: ogni reparto aziendale può inserire i dati in un processo SAP specifico, realizzato appositamente per le sue esigenze e le sue caratteristiche e collegato al sistema centrale. In questo modo è possibile tenere traccia in tempo reale delle operazioni di modifiche e delle integrazioni dei dati dei diversi reparti, evitando, oltremodo, errori relativi a dati duplicati;
la modularità: il programma SAP si compone di molteplici processi, inerenti all’area specifica a cui si riferiscono. Il personale, quindi, non è costretto ad imparare le funzionalità di ogni aspetto del programma SAP, ma può specializzarsi nel modulo a lui dedicato, con conseguente diminuzione dei costi di formazione;
la scalabilità: Grazie alla sua flessibilità, il programma SAP può essere integrato con ulteriori processi nel momento in cui l’impresa si trovi in fase di espansione e, quindi, necessiti di ulteriori funzionalità o di uno spazio più ampio per la gestione dei dati. Il tutto senza modificarne il sistema centrale e, quindi, senza perdere le attività svolte in precedenza.

La prima versione di questo programma è del 1972 ed è denominata R/2. Essa si dotava per il suo funzionamento del sistema Mainframe, ovvero di un insieme di potenti elaboratori centralizzati che venivano usati dalle grandi aziende per le loro operazioni di calcolo. Con il passare degli anni, il programma si è costantemente evoluto fino a passare alle sue due attuali versioni denominate ECC ed S/4 HANA. Nel 2025, probabilmente sarà solo quest’ultima versione ad essere utilizzata dalle aziende che se ne dotano per poter gestire il loro flusso informativo e svolgere le operazioni riguardanti, appunto, la loro gestione. Oltre a ciò, si è anche sfatato il luogo comune secondo cui esso è costoso e, dunque, accessibile solo alle aziende di grandi dimensioni. Nei primi anni era così, ma con la sua diffusione capillare nel tempo e sul territorio, esso è oggi utilizzato anche da molte piccole e medie imprese, in funzione anche del fatto che i costi delle licenze si sono drasticamente abbassati (economia di scala) e la diffusione delle competenze per quanto riguarda i consulenti che se ne occupano hanno reso l’implementazione di un progetto SAP quanto più possibile
sostenibile.

Moduli di SAP e customizzazione

Appartenendo alla famiglia dei sistemi ERP (acronimo di Enterprise Resource Planning), esso è composto dai seguenti moduli:

FI (Finance): in esso si provvede allo svolgimento delle operazioni di contabilità generale;
CO (Controlling), strettamente legato al precedente e dedicato al controllo di gestione;
AM (Asset Management), dove si movimenta la contabilità dei cespiti;
PS (Project System), gestisce i progetti e ne comprende le fasi di definizione, pianificazione ed esecuzione;
WF (Workflow): gestisce i flussi di lavoro, comprende la gestione delle autorizzazioni, dei livelli di accesso e delle password;
IS (Industry Solution): fornisce soluzioni settoriali per imprese specifiche (ad esempio, quelle chimiche e metallurgiche, le banche, le assicurazioni, ecc.) e comprende la gestione degli immobili, dell’autoparco e del protocollo;
HR (Human Resources): che comprende la pianificazione e lo sviluppo del personale, le relative selezioni e formazioni ed il calcolo retributivo;
PM (Plant Maintenance): dedicato all’elaborazione di tasks non pianificati, alla gestione dell’assistenza, alla notifica della manutenzione in base a vari indicatori di misura ed alla pianificazione, alle distinte base ed al sistema informativo che riguarda la manutenzione stessa;
QM (Quality Management): in esso si svolgono le operazioni di pianificazione, ispezione e controllo qualità per produzione, approvvigionamenti e vendite, oltre a contenere anche il relativo sistema informativo;
PP (Production Planning): modulo dedicato alla pianificazione della produzione, alla creazione delle distinte base, ai cicli ed ai centri di lavoro, alle versioni di simulazione ed al controllo della produzione;
MM (Material Management): in esso si provvede alla registrazione dei materiali da acquistare (tramite l’apposita Anagrafica, comune anche per il modulo SD, di cui si parlerà in basso), dei fornitori presso cui è possibile acquistare quei materiali, delle richieste e degli ordini di acquisto e della creazione dei documenti di Entrata Merci e della fattura logistica in entrata;
SD (Sales & Distribution): in tale modulo si provvede, innanzitutto, a registrare i materiali da vendere (aspetto comune con il Modulo MM, perché sono gli stessi e prima di essere venduti devono essere acquistati), i Clienti che sono interessati ad acquistarli, la fissazione delle condizioni di prezzo, la creazione delle richieste di offerta, degli ordini di vendita, dei documenti di consegna ed Uscita Merci ed infine della fattura attiva che si genera a seguito di questi processi.

Naturalmente la caratteristica di SAP è che prima di poter diventare pienamente operativo nelle aziende che desiderano avvalersene, c’è una fase iniziale in cui viene customizzato, ovvero ogni realtà produttiva deciderà, di concerto con i consulenti, di quali moduli sarà composto e come implementare i propri processi operativi, sfatando il luogo comune secondo cui esso è rigido, perché, in realtà, è flessibile ed aperto ad
ogni esigenza aziendale.

Ruolo ed importanza delle Anagrafiche in SAP

Un ulteriore aspetto di cui tenere conto, riguarda il ruolo e l’importanza delle Anagrafiche in SAP. Esse sono come una sorta di “elenco telefonico”, in cui si possono reperire le informazioni di carattere generale riguardanti, ad esempio, i materiali, i clienti ed i fornitori dell’impresa. Oltre a ciò, esse rivestono una parte fondamentale anche per ciò che riguarda la preparazione dei documenti che ad esse fanno seguito e, non ultimo, per la corretta contabilizzazione delle rispettive e successive movimentazioni in contabilità generale.